Assistent*in der Hauptabteilung Administration (w/m/d)

Assistent*in der Hauptabteilung Administration (w/m/d)
Kennziffer: A 2022/5

Die Administration ist neben den Hauptabteilungen Facility Management und Informations­technik eine von drei Hauptabteilungen des kaufmännischen Geschäfts­bereiches des Helmholtz-Zentrums Berlin. Die Hauptabteilung gliedert sich organisatorisch in die Abteilungen Personal und Soziales, Finanz- und Rechnungswesen sowie Einkauf und Material­wirtschaft und umfasst derzeit insgesamt ca. 70 Beschäftigte.Als Assistenz der Hauptabteilungsleitung bekommen Sie die Chance, in einem agilen und familien­freundlichen Arbeitsumfeld zu arbeiten.

Ihre Aufgaben
• Sie sind für das Büromanagement der Haupt­abteilung Administration mit allen adminis­trativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich.
• Sie bearbeiten die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, übernehmen die Termin- und Reiseplanung der Leitung der Hauptabteilung, erstellen Berichte, Manu­skripte und pflegen Webseiten.
• Sie organisieren Gastaufenthalte sowie Veran­staltungen, Gremien­sitzungen und Meetings.
• Sie begleiten und koordinieren interne Beschaf­fungs­prozesse mithilfe unseres elektronischen Bestell­systems e.biss und verantworten die elektronische Rechnungs­freigabe.
• Sie unterstützen die administrativen Abteilungen bei ihrer Arbeit.

Ihr Profil
• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder Bürokauf­frau*mann.
• Sie verfügen über sehr gute deutsche sowie sehr gute ausgewiesene englische Sprach­kenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie überzeugen durch anwendungssichere Kenntnisse der üblichen Büro­kommunikations­software (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint) und vor allem bei der Termin­koordination innerhalb Microsoft Outlook.
• Sie beherrschen sicher Videokonferenzsysteme und nutzen administrative Software­programme, z. B. elektronischer Rechnungsworkflow oder eEinkauf.
• Sie haben eine hohe Affinität zu agilen Arbeits­methoden, arbeiten mit schneller Handlungs­fähigkeit und Produktivität.
• Sie arbeiten sehr selbstständig und verantwor­tungs­bewusst, besitzen eine ausgeprägte Koordinierungs- und Teamfähigkeit und sind kommunikationsstark.

Unser Angebot
• die Arbeit in einem der 18 Helmholtz-Zentren
• einen sicheren, krisenunabhängigen Arbeitsplatz
• die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit
• 39 Stunden/Woche
• 30 Tage Urlaub
• mobiles Arbeiten an bis zu drei Tagen/Woche
• umfangreiche Beratungsangebote zu Familie und Beruf
• Gesundheitsmanagement- und Betriebs­sport­angebote
• Zuschuss zum Jobticket
• Fortbildungsangebote
• eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Der Arbeits­vertrag ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertag für den öffent­li­chen Dienst (TVöD-Bund).

Wir bemühen uns, den Anteil an Mitar­beiter­innen zu erhöhen und freuen uns daher beson­ders über Bewer­bungen von Frauen. Schwer­behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungs­management­system bis zum 28.07.2022. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns per E-Mail oder auf postalischem Weg erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berück­sichtigen.

Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH
Hahn-Meitner-Platz 1
14109 Berlin
www.helmholtz-berlin.de

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Das HZB erforscht und entwickelt Materialien für eine nachhaltige Energieversorgung der Zukunft. Dafür betreiben wir den Elektro­nen­speicherring BESSY II sowie mehrere Labore für die Material­forschung. BESSY II lockt mit einzigartigen Experimentier­möglichkeiten Nutzer*innen aus der ganzen Welt an. Das HZB gehört mit zirka 1.200 Mitarbei­tenden zu den größten außer­universitären Forschungs­zentren Berlins. Mehr auf der Homepage des HZB.

KONTAKT
Dr. Cathleen Strauch
+49 30 8062-42278
cathleen.strauch@helmholtz-berlin.de

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