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Office-Manager*in der Abteilung HR-Solutions im Personalbereich

24.11.2022
65760 Eschborn

Ein besseres Leben für alle und sinn­stiftende Aufgaben für unsere Mit­arbei­ter*innen – das ist unser Erfolgs­modell. Seit mehr als 50 Jahren unter­stützt die Deutsche Gesellschaft für Inter­nationale Zusammen­arbeit (GIZ) als Unter­nehmen der Bundes­regierung bei der weltweiten Umsetzung ent­wicklungs­politi­scher Ziele. Gemeinsam mit Partner­organisationen in mehr als 130 Ländern engagieren wir uns in unter­schied­lichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei ent­wickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.

Für unseren Standort Eschborn suchen wir einen

Office-Manager*in der Abteilung HR-Solutions im Personalbereich

JOB-ID: V000051859

Startdatum: 01.12.2022
Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit

Tätigkeitsbereich:

Die Abteilung HR-Solutions bietet ein breites Lösungsangebot für verschiedene Zielgruppen: Die HR-Partner*innen beraten und unterstützen die oberen Führungskräfte der GIZ und die regionalen HR-Hubs die HR-Fachkräfte in den Landesbüros. Die Gruppe Nachwuchsprogramme steuert vielfältige Ausbildungs- / und Einstiegs­angebote der GIZ. Mit dem Landesdirektions-Programm ‚MOVe‘ unterstü­tzen wir Landesdirek­tor*innen durch ein funktionsspezifisches Onboarding sowie individuelles Mentoring und vermitteln Vertretungseinsätze, sollte es in Landesbüros zu Eng­pässen kommen. Das Projekt "HR Planning and Development" beschäftigt sich mit strategischen Fragestellungen und neuen Prozessen zur Erhebung der Unternehmensbe­darfe, vorausschauender Personalplanung und -entwicklung, um die Herausforderungen der Zukunft meistern zu können. HR-Solutions wird in Co-Leadership durch zwei Abteilungsleiter*innen geführt. Die Position ist direkt bei der Leitung der Abteilung angesiedelt und unterstützt in einigen Aufgaben die ganze Abteilung.

Ihre Aufgaben:
  • Bearbeitung sämtlicher Prozesse und Anfragen im Office-Management (z. B. Rechnungen, Kostenstellen, Berechtigungen, Technik- und Materialbestellungen und Abrechnungen, Organi­gramm, Umzug und Ausgestaltung der Büroräume)
  • Office- und Terminmanagement der beiden Abteilungsleiter*innen im Co-Leadership
  • Informations- und Wissensmanagement mit dem Dokumenten-Management-System, OneNote, MS Teams und den integrierten digitalen Anwendungen
  • Logistische Planung, Vorbereitung und Durch­führung von virtuellen, hybriden physischen Meetings und Workshops der Abteilung (deutsch und englisch)
  • Erstellung von Präsentationen und Auswertungen
  • Unterstützung der Mitarbeiter*innen der Abteilung bei administrativen und organisa­torischen Prozessen sowie beim Onboarding neuer Kolleg*innen
  • Management von Dienstreisen (Buchung, Vorbereitung und Abrechnung)
  • Unterstützung bei der Vertragserstellung für Consultants
Ihr Profil:
  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbil­dung oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
  • Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Office-Management sowie der Betreuung admini­strativer Prozesse
  • Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. M365), eine hohe IT-Affinität sowie die Bereitschaft, die Digitalisierung und Prozessverbesserungen kontinuierlich voranzutreiben und bei der Umse­tzung aktiv zu unterstützen
  • Selbstständige, strukturierte sowie lösungs­orientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein, ausge­prägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement
  • Souveränes und reflektiertes Auftreten sowie Diskretion mit einer ausgeprägten schriftlichen und mündlichen Kommunikationskompetenz (persönlich und virtuell)
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 25.10.2022. Weitere Informationen finden Sie hier: https://jobs.giz.de

Weitere Angaben

  • Berufserfahrungerforderlich
  • Leitungsebenenicht leitend
  • Führungserfahrungnicht erforderlich
  • ArbeitgeberInserent ist Arbeitgeber
  • JobtypTeilzeit
  • FirmaDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
  • PLZ der Firma65760
  • Ort der FirmaEschborn

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  • Ort65760 Eschborn
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